Le travail collaboratif gagne de plus en plus le terrain au sein des entreprises. Il met en avant les différents outils collaboratifs qui permettent au travailleur de conduire efficacement leurs projets. Ces outils peuvent être installés sur un ordinateur ou bien accessibles en ligne. De nombreuses entreprises dans différents secteurs d’activités les adoptent, car leur utilisation influe positivement sur la productivité, la motivation de l’équipe et leur performance. Alors, ils s’intègrent également dans la mise en place d’un processus agile dans l’entreprise. Alors, voyez dans les lignes qui suivent tout ce que vous devrez savoir à propos des outils de travail collaboratifs.
Les outils collaboratifs : qu’est-ce que c’est ?
Appelés également groupework, les outils collaboratifs sont des logiciels qui permettent aux membres d’une équipe de travailler efficacement. Ils permettent de partager des documents de travail entre les différents acteurs regroupés au sein d’un groupe. Avec l’aide d’un outil collaboratif, il est possible différents types de support et chaque collaborateur est en mesure d’apporter des modifications ou des ajouts sur les fichiers partagés. Grâce à quelques clics, les documents seront importés sur l’outil de gestion de projet collaboratif. Aussi, le reste de l’équipe pourra les visualiser après un laps temps très rapide, car les données seront synchronisées en temps réel. Ainsi, chacun restera informé de l’évolution du projet. De plus, l’utilisation des outils collaboratifs permet également d’échanger les connaissances et le savoir-faire. Chacun pourrait partager ses connaissances ou ses expériences via des espaces spécialement dédiés. Enfin, les collaborateurs n’auront pas besoin de se retrouver tous dans un même bureau ou dans une salle de réunion pour pouvoir travailler sur un projet commun. Ils peuvent avoir recours aux différents outils collaboratifs pour s’affranchir des contraintes lieu et temps.
Les différents types d’outils collaboratifs
Il est possible de catégoriser les outils collaboratifs en entreprise en 4. Tout d’abord, il y a les outils de communication de base. Comme leur nom l’indique, ils permettent à deux travailleurs de communiquer plus facilement. On distingue le mail, le chat ou la visio-conférence. Ensuite, les collaborateurs peuvent avoir recours aux outils de travail partagé rendant accessibles à tous les utilisateurs les différents fichiers partagés. On recense l’édition partagée, les forums ou la partage d’applications. Puis, il y a les outils d’accès au savoir facilitant la diffusion des connaissances et du savoir-faire au sein de l’équipe. Parmi ces outils, on pourra citer les portails, les FAQ, les wikis ou les annuaires électroniques. Enfin, la dernière catégorie englobe les outils de workflow. Ils sont plutôt destinés aux dirigeants des projets. Ils leur permettent de suivre de très près l’évolution du projet.
L’utilisation de ces outils contribue largement à l’amélioration de l’interaction entre les travailleurs. De ce fait, ils permettent à l’entreprise de gagner en agilité. D’ailleurs, le travail collaboratif est vraiment indispensable pour la démarche de gestion agile. En effet, l’adoption des outils de gestion de projet appliqués en mode collaborative permet d’appréhender facilement les besoins de clients et de mieux s’adapter à ses exigences.